Confirmez la configuration de votre application
Avant de commander tout système d'application, confirmez les points de ce tableau pour votre propre configuration. Chaque ligne est une question à clore avec l'équipe commerciale, par écrit, avant paiement.
| Point à confirmer | Comment le confirmer |
|---|---|
| Liste de configuration | Confirmez les composants et quantités exacts de votre configuration, article par article, au regard de vos réponses sur le site. |
| Adéquation au site | Confirmez que la configuration correspond à votre support de montage, source, hauteur de refoulement, local ou tracé tels que vous les avez décrits. |
| Contrôle et réglages | Confirmez les réglages de fonctionnement qui vous importent, comme les heures d'éclairage ou le programme de pompage, avant expédition. |
| Documents | Confirmez quels certificats et documents produit vous sont nécessaires, et demandez-les à ce stade. |
| Emballage | Confirmez l'organisation de l'emballage pour votre expédition, en particulier pour le verre, les mâts et les composants longs. |
| Conditions de commande | Avant de commander, confirmez la quantité minimale de commande et le délai de livraison pour votre configuration. |
| Pièces de rechange | Confirmez quelles pièces d'usure et pièces de rechange vous souhaitez inclure dans la première expédition. |
Pourquoi la confirmation est importante
Les systèmes d'application sont configurés, non stockés en rayon. Deux acheteurs d'une même famille de lampadaires solaires peuvent recevoir des batteries différentes parce que leurs nuits diffèrent ; deux acheteurs d'une même famille de pompes peuvent recevoir des champs de panneaux différents parce que leurs hauteurs de refoulement diffèrent. L'étape de confirmation est celle où ces différences sont rendues explicites et acceptées, afin que le système livré corresponde au site pour lequel il a été planifié. Parcourez la liste de contrôle de devis en parallèle de ce tableau, puis envoyez les deux séries de réponses via le formulaire de demande.
Certificats disponibles sur demande.
Conservez la version confirmée
Lorsque le tableau est clos, conservez la configuration confirmée sous forme de document daté, et faites référence à ce document dans chaque message ultérieur plutôt que de reformuler les articles de mémoire. La plupart des litiges sur les équipements configurés sont des litiges de version : l'acheteur se souvient d'une liste, le fournisseur en construit une autre, et tous deux décrivent honnêtement une conversation qui a eu lieu à une étape différente. Une confirmation datée élimine ce mode de défaillance pour le prix d'un fichier enregistré. Si quelque chose change après confirmation, modifiez-le dans le document en tant que nouvelle version datée, afin que l'expédition puisse être vérifiée par rapport à la même liste que celle sur laquelle le paiement a été effectué.
L'habitude de confirmation protège aussi l'étape d'installation. L'équipe sur site, le réviseur approuvant le projet et la personne réceptionnant la livraison peuvent tous vérifier les mêmes articles, et un composant manquant ou substitué est visible le jour où cela compte plutôt qu'à la première nuit de fonctionnement. Les systèmes configurés récompensent la paperasse bien au-delà de son coût, car la paperasse est le seul endroit où le système entier existe en une seule vue avant d'être réparti entre mâts, tuyaux et locaux.
Confirmez aussi la forme de l'après-vente
Ajoutez trois confirmations que les acheteurs oublient souvent jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Confirmez qui vous contactez pour les questions techniques après livraison, et sous quelle forme les réponses sont données. Confirmez quels documents accompagnent les marchandises et lesquels sont envoyés séparément, afin que votre dossier soit complet à l'arrivée. Confirmez comment un composant arrivé endommagé est signalé et traité, avec des photographies prises avant de poursuivre le déballage. Aucun de ces points ne modifie la configuration elle-même, mais ensemble ils définissent la forme de la relation après paiement, et les convenir pendant que la configuration est ouverte ne coûte rien par rapport à les négocier pendant un problème.
Signez-la comme il se doit
Traitez le tableau clos comme un petit accord : noms, date et version inscrits dessus, et modifications uniquement sous forme de nouvelles versions. Les fournisseurs construisent d'après lui, les équipes installent d'après lui et les réviseurs acceptent d'après lui, son autorité doit donc être visible sur sa face plutôt que de reposer sur le souvenir de quiconque d'un appel.